Optimizar el uso de los servicios de correo electrónico

Gmail, Yahoo! Mail y Hotmail tienen muchas funcionalidades poco conocidas que pueden mejorar la gestión del e-mail

02-09-2008 -

Configurar filtros de mensajes para
controlar el spam, activar el modo "vacaciones", crear cuentas de
correo desechables, redireccionar mensajes, incluir una firma personal
en cada mensaje... En los últimos años, los servicios webmail más
populares han desarrollado una serie de funcionalidades que hacen de la
gestión del correo electrónico una experiencia similar, en comodidad, a
la utilización de programas de escritorio. La gran mayoría de los
usuarios utilizan sus cuentas de correo electrónico "online" de forma
básica. Es decir, no suelen aprovechar estas nuevas funcionalidades
porque las desconocen o no saben cómo configurarlas. Este reportaje
pretende hacer un repaso a características más interesantes que
incorporan Yahoo! Mail!, Hotmail y Gmail.

Entornos gráficos alternativos

Los entornos gráficosevolucionan continuamente tratando de adaptarse a las mejoras en diseño
y usabilidad que se imponen en la Red, así como a la mayor potencia de
los procesadores de los ordenadores. Lo mismo ocurre también en los
servicios de correo electrónico. Si sus versiones anteriores eran más
estáticas, menos plásticas y no permitían el uso de tecnologías propias
de las aplicaciones web como AJAX(la de "pinchar y arrastrar" sobre la página web), las más modernas se
han adaptado y ofrecen una mayor personalización del servicio y una
mejor interactividad con el mismo.

Los
usuarios ya no se enfrentan a una página corporativa de la que no
pueden modificar el aspecto, sino que se mueven en un entorno gráfico
con elementos movibles

Así, los usuarios ya no se enfrentan a una página corporativa de la
que no pueden modificar el aspecto, sino que se mueven en un entorno
gráfico con elementos movibles, intercambiables y que se pueden
personalizar según las necesidades del usuario. Yahoo! Mail y Hotmailson los que más han apostado por nuevas versiones gráficas, pero
siempre dejando la posibilidad de utilizar las antiguas. El cambio de
versión se especifica claramente en la parte superior de la página web
del correo, de modo que con sólo pulsar el ratón se pasa de un entorno
gráfico a otro.

La razón por la que conservan la alternativa de usar el entorno
gráfico anterior es que estos servicios tienen una gran base de
usuarios que llevan más de cinco años utilizando su apariencia gráfica
"clásica" y no desean cambiar a la nueva. Dicha posibilidad de elección
también se debe a los diferentes tipos de conexión de los usuarios, ya
que las versiones nuevas requieren un ancho de banda de ADSL para
funcionar óptimamente, cosa que no siempre se tiene. También son menos
accesibles que la versión "clásica", por lo que ésta se deja como
alternativa para usuarios con dificultades de visión o cognitivas.

Filtros

Los
filtros sirven para catalogar diferentes correos electrónicos mediante
palabras clave que figuren en el asunto del mensaje o mediante la
dirección de procedencia

La utilización de filtros de correo es una de las aplicaciones más
útiles que pueden utilizar los usuarios de estas nuevas versiones
gráficas, tanto para organizar por temas los mensajes que les vayan
llegando a la bandeja de entrada como para defenderse mejor del spam.
Los filtros sirven para catalogar diferentes correos electrónicos
mediante palabras clave que figuren en el asunto del mensaje o mediante
la dirección de procedencia. A la vez que el filtro, se puede
preestablecer qué acción debe realizar el servicio con los mensajes
filtrados: eliminar, guardar para estudiar su contenido...

Por ejemplo, a base de aplicar filtros, los usuarios pueden ordenar
de forma automática los mensajes entrantes, clasificándolos y
destinándolos a diferentes carpetas, cada una con un nombre concreto.
Estos filtros detectan cadenas de texto en el asunto o el cuerpo del
mensaje, o bien por la dirección de correo electrónico del
destinatario, y saben que dicho mensaje tiene que ir a una carpeta u
otra.

En el caso del spam, basta con abrir unos cuantos mensajes y
determinar las palabras clave más frecuentes en los mismos para crear
un filtro que mandará a dicha carpeta el correo basura que no haya
detectado el filtro que por defecto trae el servicio. También se pueden
crear filtros para determinados correos comerciales que no se
consideran spam pero de los cuales se quiere posponer la lectura; basta
con guardarlos en una determinada carpeta para que no estorben en la
bandeja de entrada.

Se pueden
crear filtros para determinados correos comerciales que no se
consideran spam pero de los cuales se quiere posponer la lectura

Yahoo! Mail permite realizar hasta 15 filtros de correos y se puede
elegir una carpeta de destino o bien crearla en el momento de crear el
filtro. En el caso de Hotmail los usuarios deben crear previamente las
carpetas que quieran utilizar antes de realizar un filtro.

Gmail, en cambio, da unas
opciones más generales a la hora de realizar filtros, con diferentes
tipos de combinaciones para personalizar al máximo su creación. Además,
una vez creados, los usuarios pueden aplicar los filtros sobre todo el
correo ya recibido en la bandeja de entrada, que pueden ser varios
gigas. Esta característica resulta interesante por el hecho de que
estos servicios se utilizan a la vez de almacén "online" de
información, que puede ser ingente. Una buena separación por carpetas
temáticas ayuda a encontrar los mensajes más recónditos.

Algunos trucos

• 
  

  Para estar a la última, los usuarios deben configurar su servicio
  webmail favorito en inglés, ya que normalmente las nuevas
  funcionalidades son incorporadas primero a las versiones en este idioma
  para, posteriormente y una vez probado su funcionamiento, hacerlas
  accesibles al resto de lenguas.



• 
  

  Los usuarios que accedan a su
  webmail desde ordenadores públicos o quieran cifrar sus conversaciones,
  pueden utilizar la cabecera "https://" en vez de "http://" a la hora de
  acceder a sus cuentas de correo. Tanto Gmail como Hotmail lo
  implementan. En el caso de Gmail, es posible configurarlo por defecto
  desde la pestaña de configuración.



• 
  

  Cuando la conexión es lenta o
  falla, es recomendable acceder al entorno gráfico "clásico" que los
  principales webmails ofrecen. Estas versiones no hacen uso de AJAX ni
  de otros elementos ricos, permitiendo una navegación con un menor consumo de ancho de banda.
  



• 
  

  Cuidado con no usar la cuenta de correo por unos meses. Los usuarios
  que no acceden a su cuenta de correo de Yahoo! Mail y Hotmail durante
  un periodo de tiempo de entre tres y cuatro meses, se la pueden
  encontrar bloqueada y borrando todo su contenido. Sin embargo, la
  cuenta es activada de nuevo una vez el usuario vuelve a acceder a ella
  con su identificador y contraseña habitual.

El modo vacaciones

Puede ser configurado desde el apartado de "configuración" y sólo requiere escribir el texto del mensaje que se quiere dejar

Los usuarios pueden crear un mensaje de respuesta automática para
que cuando estén de vacaciones y reciban mensajes, los emisores reciban
a su vez este aviso y tomen las opciones pertinentes: dejar de mandar
mensajes, llamar por teléfono al usuario en caso de urgencia, etc. Este
"modo vacaciones" puede ser configurado desde el apartado de "opciones"
y sólo requiere escribir el texto del mensaje que se quiere dejar y
guardar la configuración.

En el caso de Hotmail, los mensajes recibidos en la carpeta de spam
no recibirán este mensaje, como seguridad para no alertar a los
spammers de que se trata de una cuenta activada. Cuando un usuario
reciba más de un correo electrónico del mismo remitente, éste recibirá
una respuesta automática cada cuatro días para no extorsionarle. Esto
es muy útil cuando se está en listas de correo donde varias personas
envían correos a una dirección unitaria y son leídos por todos. De otro
modo, dichas listas se llenarían en julio y agosto de mensajes
automáticos en "modo vacaciones".

Con Yahoo! Mail es posible configurar el día en que el filtro debe ser activado, así como cuándo debe dejar de estarlo

En este sentido Gmail funciona de igual forma, pero permite
personalizar el mensaje de respuesta automática para enviarlo
únicamente a aquellos remitentes que estén dados de alta en la agenda
de contactos del usuario.

Con Yahoo! Mail es posible configurar el día en que el filtro debe
ser activado, así como cuándo debe dejar de estarlo. De esta manera,
los usuarios pueden configurar este filtro con antelación y no
preocuparse a su vuelta de desactivarlo. Al igual que Gmail y Hotmail,
como protección, los mensajes de respuesta automática no son remitidos
a los correos electrónicos filtrados o recibidos en la carpeta de spam.

Firma personal

La creación de una firma, que se añade de forma automática a todos
los mensajes enviados, es una de las características comunes a los
webmails más populares. Yahoo! Mail permite personalizar ese mensaje
mediante el uso de texto con o sin formato (lo que se conoce como
"texto enriquecido"). Por su parte, Gmail y Hotmail sólo admiten la
personalización de firmas en texto plano. La ventaja de poder usar o no
texto con formato (con negritas, cursivas, etc.) es que para conexiones
lentas o inestables un texto enriquecido puede ser la diferencia entre
recibir bien un mensaje o no recibirlo.

Acceso desde otras cuentas

Los usuarios que dispongan de más de una cuenta de correo pueden
configurarlas todas para recibir y enviar correos desde su webmail
favorito. Por ejemplo, si un usuario dispone de la cuenta
"usuario@proveedordeinternet.com" y quiere utilizarla desde otro
servicio de correo online, en primer lugar debe configurarla para que
reenvíe todo su contenido a dicho servicio. Otra opción es configurar
el acceso POP desde la cuenta "online" para poder recibir los mensajes.
En segundo lugar, para poder enviar correos desde la cuenta deseada
utilizando la cuenta "usuario@proveedordeinternet.com"
es necesario que el servicio webmail verifique que esa cuenta es
legítima del usuario. Para ello se envía un mensaje de validación, con
un link o código que debe pinchar el usuario.

Cuentas alternativas y desechables

Las
cuentas desechables tienen una duración limitada en el tiempo y sirven
para entrar sin problemas a todo tipo de servicios

Una característica interesante de Yahoo! Mail es que facilita la
creación de una cuenta de correo electrónico extra, asociada a la
cuenta principal del usuario. Este uso es interesante si se quiere
disponer de una cuenta más informal para ser utilizada con los amigos y
otra más formal para comunicaciones profesionales. Por otro lado, este
servicio también dispone de un apartado de cuentas desechables, o
"pockmail", que tienen una duración limitada en el tiempo y sirven para
entrar sin problemas a todo tipo de servicios, de modo que cuando le
piden una cuenta al usuario pueda facilitar ésta sin riesgo de recibir
posteriormente spam.

Sincronización de correos

Gmail, por su parte, incorpora, desde finales del año pasado,
soporte para el protocolo IMAP. Este protocolo de acceso a las cuentas
de correo electrónico permite diferentes opciones de sincronización que
el protocolo POP no incluye. Entre las ventajas de utilizar este
protocolo se cuenta la opción de poder acceder al e-mail desde
diferentes dispositivos y aplicaciones de correo y que el estado de los
mensajes, como leído, no leído o destacado se sincronice de forma
automática. Para utilizar este protocolo, los usuarios de Gmail pueden
hacerlo desde la pestaña de "configuración".

Leer el correo en el móvil

Tanto Yahoo! Mail! como Gmail y Hotmail mantienen una versión web para
dispositivos móviles. Estas versiones permiten acceder al correo en
cualquier momento y lugar con un entorno gráfico adaptado. La
característica principal de todos ellos es que ofrecen una
sincronización en tiempo real con la cuenta. Por lo tanto, todos los
cambios realizados desde la versión móvil se verán reflejados en la
cuenta en su acceso desde ordenadores.

Las
versiones de los servicios webmail para móviles permiten acceder al
correo en cualquier momento y lugar desde un terminal y con un entorno
gráfico adaptado

Yahoo! Mail para móviles es accesible desde Mobile Yahoo!En esta página, los usuarios de este servicio pueden acceder a las
funciones principales: enviar, recibir, buscar correos y otras
características adicionales como ver los archivos adjuntos, actualizar
los contactos o gestionar las carpetas desde el teléfono móvil. Los
usuarios de Blackberry que utilicen Yahoo! Mail reciben un aviso cada
vez que se reciba un correo nuevo en el dispositivo.

Los usuarios de Gmail pueden acceder a la versión móvil de dos formas diferentes, bien desde una versión "online" adaptada para ser utilizada desde navegadores de dispositivos portátiles, o mediante la instalación de un softwarepara sistemas compatibles con la tecnología Java o Blackberry. Esta
aplicación permite acceder la mismo entorno gráfico utilizado en Gmail
y conocido como "vista de conversación", así como a las búsquedas,
carpetas y demás funcionalidades de su acceso desde ordenadores. Por su
parte, Hotmail dispone de una versión para móviles accesible desde el navegador del teléfono móvil, que adapta el entorno gráfico al tamaño de pantalla de estos dispositivos.

JORDI SABATÉ Y ANTONIO DELGADO

Consumer